Area Information Technology

A partire dal 2017 l’Amministrazione Centrale ha preso in carico i costi e la gestione dei contratti di noleggio di stampanti multifunzione del DIPARTIMENTI utilizzate per il “funzionamento”.

Sono pertanto escluse dalla centralizzazione le periferiche utilizzate per fini di ricerca, didattica, nei laboratori o per altre esigenze specifiche e tutte le stampanti di proprietà. L’Area IT è il riferimento per la gestione operativa dei contratti, sostiene i costi, effettua il monitoraggio dei consumi, provvede ad attivare nuovi servizi di stampa richiesti dai dipartimenti per esigenze di funzionamento.

L’Area IT opera con un forte focus alla razionalizzazione dei servizi (i cosiddetti “printing services”) ed al miglioramento della loro qualità attraverso una policy unitaria e trasversale a tutte le strutture dell’Ateneo basata su criteri di valutazione delle esigenze standard e eventuali eccezioni.

Ai Dipartimenti, per attività di funzionamento,  attraverso l'azione sinergica con i Responsabili Gestionali dei distretti dei Dipartimenti (RGA) ed i referenti IT

Per nuove esigenze che il Dipartimento intende segnalare

Il Responsabile Gestionale fa richiesta via mail all'Area IT (indirizzo nella sezione contatti) riportando, in via preliminare, le seguenti informazioni:

• descrizione dell'esigenza di stampa/copia/scansione per funzionamento e volumi annuali stimati;
• elenco indicativo degli uffici (usare codici PoliMAP) che utilizzeranno la stampante multifunzione e del numero indicativo di unità di personale;
• ipotesi di collocazione della macchina richiesta (indicare almeno il piano e la zona) e di eventuali altre macchine già presenti allo stesso piano.

L’Area IT, acquisita la richiesta procede ad effettuare una prima valutazione di massima e, se necessario, concorda un sopralluogo presso il dipartimento per completare il quadro informativo necessario ad una valutazione approfondita secondo i criteri della policy sulle dotazioni di stampanti multifunzione. In funzione di quanto emerge dalle valutazioni, in caso di concessione, l'Area IT procede a:

• valutare la fascia delle macchine da acquisire in funzione dei volumi di stampa attesi, di criteri connessi alla razionalizzazione complessiva del servizio, delle convenzioni CONSIP attive alla data;
• definire la durata e la decorrenza dei nuovi noleggi;
• attivare l’Area AQUI per procedere alla fornitura.

Attività gestite dall’Area IT: L'Area IT si occupa degli aspetti gestionali dei contratti di noleggio esistenti e dei relativi costi, così come della attivazione di nuovi contratti per nuove esigenze e del monitoraggio centralizzato, attraverso tecnologie server-based, dei servizi ai fini del loro miglioramento continuo e della razionalizzazione dei consumi.

Attività che rimangono a carico del Distretto/Dipartimento: Rimangono a carico del Distretto/Dipartimento le attività quotidiane di gestione operativa delle stampanti e MF in loco, a garanzia del normale funzionamento. Tra queste:

• accensioni, spegnimenti, riavvii, disinceppamenti;
• gestione carta;
• primo troubleshooting su segnalazione malfunzionamenti e guasti;
• richieste, ricezione e restituzione materiali di consumo;
• chiamate di assistenza al fornitore;
• consegna all'Area It di tutta la documentazione originale rilasciata dal fornitore (rapporti di intervento, verbali di collaudo);
• sostituzione toner, cartucce e materiali di consumo;
• smaltimento dei toner esausti, richiesta e ritiro ecobox per il loro stoccaggio
• installazione driver periferiche su postazioni utente (escluse quelle supportate dall’Office Automation);
• configurazione delle periferiche;
• training del personale che utilizzerà le periferiche;

Per alcune delle attività di gestione in capo al Distretto/Dipartimento l’Area IT richiederà di segnalare situazioni rilevanti ai fini del monitoraggio del servizio. Queste situazioni verranno meglio definite nel corso del 2017.

Contattare, via e-mail: printingservices@polito.it