Area Information Technology

Progetto Mail4Collaboration365

L'Area IT ha avviato ad inizio 2020 il Progetto Mail4Collaboration365 che prevede la progressiva migrazione degli utenti di posta elettronica di Ateneo dall'attuale sistema al nuovo servizio basato sulla piattaforma Microsoft Exchange Online (EOL) integrata con i servizi in cloud Office365 e Teams.

Nei primi mesi del 2020 è stato realizzato lo studio di fattibilità per individuare soluzioni in grado di automatizzare e razionalizzare il più possibile le operazioni di migrazione e di minimizzare i tempi di passaggio da un sistema all'altro per gli utenti. Successivamente sono state sviluppate le soluzioni di automazione. A partire dall'autunno 2020 sono state effettuate numerose migrazioni di gruppi di utenti pionieri per testare e affinare le soluzioni di automazione, le procedure organizzative e logistiche che accompagneranno l'intera migrazione di circa 6.000 utenti durante tutto il 2021 e buona parte del 2022.

A partire dall'1/8/2022 è entrata inoltre in vigore la Policy della Posta Elettronica di Ateneo che fornisce le condizioni e le linee guida per una corretta gestione del servizio e di accesso, attivazione, disattivazione, da parte degli utenti.

Tra i principali vantaggi del servizio EOL:

• casella di posta personale principale nome.cognome@polito.it  per il personale strutturato e altre specifiche posizioni (*)
• casella di posta personale principale nome.cognome@esterni.polito.it  per il personale non strutturato ed esterno (*)
• dimensione notevole della casella di 100GB / 50GB (**)
• cassetta per archiviazione posta storica integrata con la casella personale principale: 100GB estendibili / 50GB (cosiddetto Archivio Online o Archivio sul posto ***)
• client web Outlook Web Access (OWA) con funzionalità evolute
• client aggiornati per le principali piattaforme: Windows, MAC, APP per iOS, APP per Android, Linux, ...)
• accessibilità elevata e semplicità di configurazione con qualsiasi tipo di dispositivo (PC Windows, MAC, APP per smartphone e tablet)
• completa integrazione con i servizi di collaboration Office 365: Teams, Calendari, programmazione riunioni, Contatti di ateneo, chat testuale, telefonica e video, eventi con Live Events, pianificazione con Planner

(*) In funzione della Posizione Attiva dell'utente viene assegnato il sotto-dominio di appartenenza (vedi Policy - Tabella B - Attivazione utenti)

(**) In funzione della Posizione Attiva dell'utente viene assegnata la tipologia di licenza (vedi Policy - Tabella 1 - Piano di assegnazione delle licenze cloud Office365)

(***) Il servizio di archiviazione di Exchange Online, accessibile da Outlook Web Access (OWA) oppure con versioni di Outlook 2013 o superiori, verrà attivato successivamente al completamento della migrazione di ateneo. Non supportati i protocolli POP, IMAP

Roadmap della migrazione (aggiornata a agosto 2022)

SET-DIC 2020 > Migrazioni primi gruppi di utenti pionieri (Area IT, Distretto D.ET), pilota per test e tuning delle procedure automatizzate e organizzative

GEN-FEB 2021 > Migrazioni ultimi gruppi utenti pionieri (Aree Amministrazione, Comm. Strategie IT) e Direzione Generale, Rettorato

FEB-MAR 2021 > Migrazione riferimenti tecnici e referenti informatici dei distretti di dipartimento; migrazione Dipartimento DET (pioniere dipartimenti)

MAR 2021-SET 2022 > Migrazione massiva e progressiva degli utenti di Ateneo per Struttura e per gruppi (in caso di strutture grandi) organizzata nel seguente modo:

• la data di migrazione programmata di ciascuna struttura/gruppo verrà comunicata via mail con 3/4 settimane di anticipo ai Direttori di Dipartimento e Responsabili Gestionali, ai Dirigenti e responsabili di Aree e Servizi in staff dell'Amministrazione;
• gli utenti di ciascun gruppo in migrazione verranno contattati via mail con 2/3 settimane di anticipo e verrà loro indicata la data del passaggio al sistema EOL; in questa fase ciascun utente dovrà compilare un form online per fornire informazioni necessarie all'Area IT per pianificare le operazioni nei dettagli e ridurre al minimo i tempi di transizione dell'utente tra i sistemi oltre che per prevenire possibili imprevisti. IMPORTANTE LA COLLABORAZIONE di ciascuno;
• gli utenti verranno contattati nuovamente via mail in prossimità della data di migrazione pianificata per fornire informazioni e istruzioni dettagliate;
• nel giorno della migrazione pianificato e fino al giorno seguente, gli utenti verranno supportati dal team dedicato dell'Area IT utilizzando il team COLL_MigrazionePosta;
• eventuali utenti indisponibili nei due giorni sopra indicati potranno comunque procedere nella riconfigurazione dei propri dispositivi richiedendo supporto al Service Desk (5050);
• la migrazione programmata sul sistema EOL verrà comunque effettuata dall'Area IT anche qualora l'utente non si renderà disponibile o reperibile.

La migrazione degli utenti di Dipartimenti e Distretti verrà supportata, oltre che dal team dell'Area IT, da tecnici e/o referenti informatici di dipartimento che affiancheranno il team e che sono stati già migrati in marzo 2021 come da pianificazione.

Il servizio EOL è indirizzato al personale con posizione ATTIVA in ateneo.

Per maggiori dettagli sulle tipologie di posizione che danno diritto all'utilizzo del servizio consulta la sezione RISORSE a fondo pagina.

L'accesso alla posta EOL può essere effettuato direttamente da browser tramite il portale https://outlook.office.com/

Inoltre è possibile configurare i propri client di posta elettronica (consulta le Guide alla configurazione Client)

Supporto agli utenti in fase di migrazione: Mail4Collaboration365@polito.it   |   Teams COLL_MigrazionePosta

Supporto a regime (a partire dal terzo giorno successivo alla data di migrazione): Service Desk > tel. 011-0905050; 5050@polito.it